La Fiche de Poste : un outil indispensable pour la collectivité mais également pour l’agent
La fiche de poste : un outil indispensable pour l'agent
Souvent rédigée à la va-vite, copier-coller les unes aux autres, la FICHE DE POSTE est pourtant un outil essentiel de gestion des ressources humaines et un élément devenu incontournable avec la mise en place de l’entretien d’évaluation.
Conçue par le supérieur hiérarchique en collaboration avec l’agent et validée par l’autorité territoriale, la fiche de poste doit exister pour chaque agent.
Décret n° 2010-716 du 29 juin 2010 – Article 6 :
2° La convocation est accompagnée de la fiche de poste de l’intéressé et d’un exemplaire de la fiche d’entretien professionnel servant de base au compte rendu.
C’est d’ailleurs à l’occasion de cette rencontre annuelle avec son N+1 (supérieur hiérarchique direct) que l’agent peut discuter de sa fiche de poste, et proposer d’éventuelles modifications afin d’optimiser son contenu au regard des missions réellement effectuées. Cependant, rien n’empêche l’agent de demander à rediscuter des éléments de sa fiche de poste tout au long de l’année lorsque cela s’avère nécessaire.
Que contient une fiche de poste ?
La fiche de poste est un descriptif de la fonction exercée par un agent dans une structure donnée, en prenant en compte son environnement de travail, les missions et activités à réaliser, l’organisation du service (positionnement hiérarchique, encadrement,…).
A noter : Aucune disposition législative ou réglementaire ne précise le contenu exact d’une fiche de poste ni même la procédure à suivre pour la définir. Dès lors, chaque collectivité peut définir librement son contenu. Cependant, les informations portées sur la fiche de poste reportées doivent permette à l’agent de connaître les critères objectifs sur lesquels il sera évalué lors de son entretien professionnel ainsi que les missions et activités qui lui incombent, ses marges de manœuvre, ses interlocuteurs ou encore les moyens mis à sa disposition et les contraintes du poste.
Voici une liste non-exhaustive du contenu « type » d’une fiche de poste :
1. Données relatives à la collectivité employeur : nom, adresse …
2. Affectation : la direction / le service..le lieu de travail, la durée hebdomadaire de travail…
3. Données relatives à l’agent : poste occupé par M. …….
4. Fonction / Intitulé du poste : appellation du poste, la fonction…
5. Filière / catégorie / grade
6. Supérieur(s) hiérarchique(s)
7. Autonomie et responsabilités
Il s’agit de décrire si l’agent travaille de manière indépendante ou si son activité dépend de celle(s) d’autre(s) agent(s), si son activité doit être vérifiée par son supérieur hiérarchique, etc. D’autre part, il s’agit de décrire les responsabilités inhérentes à sa mission, comme un poste d’encadrement. Dans ce cas, il s’agit d’indiquer le nombre de personnes sous la responsabilité de l’agent ainsi que leur catégorie statutaire.
8. Relations fonctionnelles : les services, les agents de la collectivité ou les interlocuteurs externes …
9. Moyens techniques mis à disposition
10. Missions et activités du poste : les domaines d’intervention de l’agent , ensemble des opérations à réaliser pour chaque mission.
11. Missions spécifiques : les éventuelles missions annexes à l’activité principale (conseiller de prévention, gestionnaire des recettes, etc.)
12. Conditions et contraintes d’exercice (travail isolé, horaires de travail décalés, contraintes physiques …)
13. Compétences requises ( techniques, relationnelles, managériales…)
Comment ma fiche de poste est-elle rédigée ou modifiée ?
Le supérieur hiérarchique (chef de service ou autorité territoriale) rédige un projet de fiche de poste. L’agent doit avoir la possibilité de le relire et de suggérer des modifications. Plusieurs allers et retours entre l’agent et son responsable peuvent être indispensables avant de finaliser celle-ci.
La version définitive de la fiche de poste est ensuite validée par l’autorité territoriale puis notifiée à l’agent.
Vous souhaitez faire modifier votre fiche de poste pour quelle soit plus proche des missions réellement effectuées (par ex.), mais votre N+1 n’est pas d’accord ?
Votre supérieur a modifié votre fiche de poste sans en discuter avec vous ?
Des informations sur votre fiche de poste ne sont pas exactes ?
Vous n’avez pas de fiche de poste ?
…
CONTACTEZ FORCE OUVRIÈRE
Que faire si on me demande d'effectuer une tâche qui n'est pas sur ma fiche de poste ?
La fiche de poste doit être conforme aux fonctions décrites dans la définition du grade, mais l’employeur peut la modifier unilatéralement.
L’agent ne peut s’opposer à l’exécution d’une tâche demandée au motif qu’elle ne figure pas dans sa fiche de poste : c’est une faute.
Toutefois, discutée et écrite c’est un outil de négociation sociale et de management indispensable. Toute modification doit être communiquée à l’agent et doit permettre d’ouvrir une discussion.
Cela fait plusieurs années que les membres du Comité Technique, toutes organisations syndicales confondues, demandent régulièrement des précisions sur certains postes notamment lors de l'étude des réorganisations de services ou mutualisations.
La collectivité présente des organigrammes mais rarement les fiches de poste associées, alors même que ces dernières permettraient d'avoir un éclaircissement sur la répartition des missions, la cohérence entre fonction et grade, les contraintes du poste, les interactions éventuelles avec d'autres postes ...
Malgré ces raisons objectives et la légitimité de cette demande, la collectivité s'est toujours opposée à transmettre aux membres du Comité Technique les fiches de poste arguant qu'il ne s'agisait pas d'une obligation. Or, au regard des avis de la Commission d'Accès aux Documents Administratifs sur le sujet, les fiches de poste sont transmissibles à qui en fait la demande.
Avis 20151845 « Concernant les fiches de postes sollicitées au point 1), la commission rappelle que, si la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens, les fiches de postes des agents publics, qui décrivent les attributions attachées à un emploi indépendamment de la personne de l'agent, constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application des mêmes dispositions. Elle émet donc un avis favorable à la communication des fiches de poste sollicitées au point 1). »
Aussi devant ces arguments, les Président a demandé à son Directeur Général des Services que nos demandes soient entendues au regard des avis de la CADA. Ce dernier nous a demandé de lui écrire. Nous avons donc transmis un courrier au Directeur Général le 11/09/2019 auquel s'est associé l'ensemble des organisations syndicales de la Métropole. Nous attendons avec impatience le prochain Comité Technique afin de voir si notre demande aura portée ses fruits .