Je suis régisseur ou mandataire : tout savoir …

Régie Publique : tout savoir sur la fonction de régisseur et celle de mandataire

Régisseur et mandataire, quelles responsabilités ?

Qu’est-ce qu’une régie publique ?

En France, le mot « Régie » est utilisé pour désigner soit un établissement public (régie direct par opposition à une délégation de service public) , soit un mode de gestion d’un service public.

Afin de gérer certains services (garderie, piscine, médiathèque, billetterie d’un musée, d’un théâtre, d’un centre de loisirs sans hébergement, etc.), les agents des collectivités doivent pouvoir manier des fonds publics. Cependant, en principe seuls comptables de la direction générale des Finances publiques (trésoriers) sont habilités à régler les dépenses et recettes des collectivités et établissements publics dont ils ont la charge.
Ce principe connaît donc une exception avec les régies d’avances et/ou de recettes qui permettent, pour des raisons de commodité, à des agents placés sous l’autorité de l’ordonnateur (exécutif Maire, Président..) et la responsabilité du trésorier (le receveur municipal, par exemple), d’exécuter de manière limitative et contrôlée, un certain nombre d’opérations. Cette procédure est notamment destinée à faciliter l’encaissement de recettes et le paiement de dépenses.

Existe-t-il plusieurs types de régies ?

OUI.

La régie d’avances permet au comptable d’accorder des avances de fonds à un agent. Ce dernier, en qualité de régisseur, utilise ces avances de trésorerie pour faire face à l’urgence ou pour répondre à des dépenses de faible montant sans mandatement préalable.
La régie de recettes permet à un agent de liquider et percevoir une recette sans intervention du comptable. Le régisseur encaisse les droits, taxes ou redevances qu’il reverse au comptable
La régie de recettes et d’avances permet à la fois d’encaisser des fonds publics mais également de procéder à des dépenses (impossible si la régie est uniquement une régie de recettes) .

Gérer une régie publique

Comme est créée une régie ?

L’acte constitutif de la régie, qui prend la forme soit d’une délibération du conseil municipal (ou conseil de Métropole) , soit d’un arrêté du maire (ou Président) pris par délégation, est l’acte par lequel une existence juridique est donnée à la régie.

Cette délibération doit contenir une certain nombre d’informations obligatoire comme le service auprès duquel est instituée la régie, son adresse, l’obligation ou non pour le régisseur de constituer un cautionnement, l’attribution ou non d’une indemnité de responsabilité au régisseur et à son mandataire suppléant, la nature des opérations…

Qu’est-ce qu’un régisseur ?

Un régisseur est une personne physique qui est chargé, pour le compte du comptable public, d’opérations de paiement de dépenses et/ou d’encaissement de recettes pour assurer un service de proximité. Il est assisté de mandataires et de régisseurs suppléants.

Seules les personnes dûment habilitées – régisseurs ou mandataires – peuvent manier les fonds d’une régie sans risquer d’être reconnues gestionnaire de fait. Cette habilitation se formalise par un acte de nomination. Lors de votre prise de fonction en tant que régisseur la collectivité vous remet donc un arrêté après avis de conformité du comptable public (pour le régisseur mais également pour le mandataire).

Que contient un arrêté de régisseur ?

  • Identification du régisseur titulaire ;
  • Identification d’au moins un mandataire suppléant (destiné à remplacer le régisseur titulaire dans ses fonctions en cas d’absence pour maladie, congé, tout autre empêchement exceptionnel pour une période qui ne peut être supérieure à deux mois) ;
  • Le cas échéant, montant du cautionnement imposé au régisseur ;
  • Le cas échéant, montant de l’indemnité de responsabilité allouée ;
  • Le cas échéant, montant de la nouvelle bonification indiciaire (NBI) attribuée
  • signature de l’acte de nomination accompagnée de la mention « vu pour acceptation » ;
    mention de l’avis conforme du comptable.
Signer son arrêté de régisseur ou de mandataire : un impératif !

Quel est le rôle d’un régisseur ?

  • Contrôler les éléments juridiques et comptables nécessaires au paiement des dépenses ou à l’encaissement des recettes
  • Optimiser la performance et la qualité de la gestion de la régie, en lien avec le responsable du contrôle interne
  • Organiser l’activité de la régie et encadrer une équipe (suppléant et mandataires éventuels)
  • Payer des dépenses et / ou encaisser des recettes
  • Tenir les comptabilités associées aux opérations et en rendre compte auprès du comptable public

Quelle est la responsabilité d’un régisseur ?

Le régisseur est personnellement et pécuniairement responsable des fonds et des valeurs dont il assure la gestion. Cela implique qu’en cas de défaut de paiement, d’erreurs d’encaissement (y compris celles commises par des mandataires caissiers) ou de vols, le régisseur remboursera la différence sur ses deniers personnels.
Le régisseur est responsable de ses actes conformément aux dispositions des lois et règlements qui fixent son statut. Toutefois, aucune sanction administrative ne peut être prononcée contre lui s’il établit que les règlements, instructions ou ordres auxquels il a refusé ou négligé d’obéir étaient de nature à engager sa responsabilité personnelle et pécuniaire.
Le régisseur peut faire l’objet de poursuites judiciaires s’il commet des infractions à la loi pénale.

La responsabilité du régisseur

Quelle différence entre le mandataire suppléant et les autres mandataires de ma régie ?

Le mandataire suppléant est celui qui sera amené à prendre vos responsabilités (sur ces deniers personnels) pendant vos absences d’une durée de moins de deux mois (congés, maladie…). Au-delà, un régisseur intérimaire devra être nommé.
Un mandataire – également appelé « agent de guichet » – ne verra pas sa responsabilité personnelle et pécuniaire engagée. Il est placé sous la responsabilité du régisseur qui doit veiller au bon fonctionnement de sa régie.

Comment connaître les mandataires qui interviennent sur une régie ?

Au regard des responsabilités importantes qui pèsent sur le régisseur, il est impératif pour ce dernier de connaître mais également de pouvoir donner son avis sur la nomination les mandataires placés sous son contrôle. L’acte constitutif de la régie doit prévoir le recours à des mandataires (article R.1617-5-2-II du CGCT). Ceux-ci sont nommés par l’ordonnateur sur avis conformes du comptable et du régisseur.

Comment sont "compensées" les fonctions de régisseur et de mandataire suppléant ?

Gérer sa régie publique

Le régisseur perçoit une NBI qui est établie, selon le type de régie, en fonction de son montant :

  • pour les régies de 3 000 euros à 18 000 euros : 15 points de majoration sont attribués
  • pour les régies supérieures à 18 000 euros : 20 points de majoration sont attribués.

Les mandataires suppléants et mandataires « agents de guichet » ne perçoivent pas cette NBI.
Cependant, s’ils sont sur un poste dont l’accueil représente 50% des activités principales qui lui sont confiées, il pourra percevoir la NBI au titre de l’accueil.

De plus, si la collectivité le décide, le régisseur (et mandataire suppléant sur la période d’absence du régisseur) peut bénéficier d’une indemnité de responsabilité dont les  montants sont fixés et plafonnés par arrêté ministériel du 28 mai 1993 modifié.